Una factura virtual es un documento electrónico de carácter fiscal, que permite describir o dejar por sentado los costos que representan la prestación de un servicio o la venta de un producto. Este tipo de factura ha llegado para desplazar las comunes facturas en papel.
Las facturas virtuales tienen completa validez legal; para ello deben contar con una firma digital y así pueden sustituir las facturas en papel. Este instrumento es reconocido a nivel mundial; con variaciones legales, de acuerdo al país donde se elaboren; ya que algunos exigen que se imprima una factura en papel, aún cuando exista la versión digital.
Formatos Utilizados para Elaborar las Facturas Virtuales
Si bien es cierto que no existe un formato específico para elaborar este tipo de factura; suelen realizarse en formato PDF, cuando solo se necesita hacer un respaldo digital de la factura; normalmente esto aplica a particulares o pequeñas y mediana industrias. Por otra parte, está el formato XML; el cual permite el envío de la factura de ordenador a ordenador; son mayormente distribuidas entre comercios y son elaboradas a través de sistemas respaldados fiscal y legalmente.
Los Datos que Deben Tener las Facturas Virtuales
Para ser legales, es necesario que las facturas contengan la siguiente información:
- Debe indicarse nombre de la empresa, particular, sociedad o la razón social; de quien genera la factura.
- Número de factura.
- Datos de información fiscal; como por ejemplo, el número o código que identifica la empresa o razón social; y que ha sido debidamente registrado en los entes correspondientes.
- Domicilio y fecha donde se emiten.
- Breve descripción de la operación que conlleva la factura; es decir, si se trata de una venta, describir el concepto de la venta, especificando cantidad, precio y la descripción detallada del producto o servicio.
- También se debe indicar las cuotas o retenciones de impuesto que se le aplica a la factura, de acuerdo a lo establecido legalmente.
- Firma electrónica.
Cada país puede determinar si es necesario algún otro requerimiento para que las facturas virtuales sean completamente legales en su territorio.
