Actualmente, empresas, compañías, negocios y despachos requieren de un equipamiento adecuado en sus oficinas para su correcto funcionamiento diario. No obstante, lo que se busca es no solo contar con herramientas que faciliten ciertas tareas, sino que contribuyan a ahorrar tiempo y dinero, aumentando la eficiencia y la productividad.
En esta publicación se quieren presentar algunas alternativas a la hora de adquirir un equipo de oficina que no solo cubra la necesidad, sino que también permite aumentar la rentabilidad de la empresa o negocio.
¿Cómo ahorrar dinero con algunos equipos de oficina?
Existe una amplia variedad de herramientas de oficina. Sin embargo, algunas son de más ayuda y con las que es posible evitar gastos excesivos. A continuación se describen 4 de ellas.
Impresoras
Esta máquina es un imprescindible en todas las oficinas. Sin embargo, dependiendo de sus funcionalidades que en muchas ocasiones van más allá de una simple impresión (fotocopiado, escaneo, gestión de documentos, entre otras), puede resultar algo costosa su compra, sin contar con otros gastos que se derivan de su uso.
Por esta razón, es aconsejable tomar en cuenta la renta de impresoras. Con este tipo de servicios que brindan empresas como Padazz, puedes conseguir varios beneficios. Por ejemplo, puedes rentar equipos de altas prestaciones, que además brindan seguridad y con los que es posible controlar los costes.
Por otra parte, el soporte y mantenimiento de estos equipos están incluidos en este tipo de servicio, así como el suministro de tóner. Sin mencionar que son deducibles de impuesto, en algunos casos hasta de un 100%. Los precios de renta dependen de la cantidad de equipos que requieras, así como del plan que elijas.
EPIs
Los costes ocultos son algo muy difícil de evitar por parte de las empresas, haciéndose presente en la mayoría de las actividades que en éstas puedan llevarse a cabo. Desafortunadamente, este tipo de costes en su mayoría son indetectables. Aunque una forma de prevenirlos, es distribuyendo de una forma automatizada los consumibles de la empresa, ya que la mayoría de ellos suelen ser utilizados sin que se tenga un registro y supervisión minucioso.
Es aquí donde entran en juego los llamados EPIs o equipos de protección individual. Estos son más que una máquina expendedora de equipos de oficina, puesto que debido a la configuración que pueden permitir algunas, se puede tener un control absoluto del tiempo de uso de los consumibles y quienes los retiran, así como llevar la gestión del stock en general.
Estos controles también incitan a los empleados a hacer un buen uso del material que necesitan, lo que permitirá un ahorro sustancial para las empresas, que puede estar incluso por el orden del 30%.
Destructoras de Papel
Este dispositivo tiene como finalidad garantizar la confidencialidad de cierta información plasmada en documentos que maneje la empresa. Sin embargo, no solo suelen ser costosas y ocupan un espacio innecesario, sino que su uso también se traduce en una significativa pérdida de tiempo.
Por este motivo es que puede considerarse la adquisición de servicios de trituración comercial. De esa manera, basta con colocar los documentos en cajas bancarias o bolsas de desecho en lugar de desengrapar y apilar por lotes los documentos en la máquina.
Este tipo de servicio ofrece certificados de destrucción, para asegurarles a los clientes que se cumplen con las normativas de privacidad. Estos servicios suelen ser bastante económicos, así que merecen la pena.
Plastificadoras
Este tipo de herramienta es requerida en muchas oficinas debido a la necesidad de preservar algunos papeles o cartones o simplemente para presentarlos de una forma adecuada. No obstante, también es cierto que su consumo eléctrico suele repercutir en las facturas de energía.
Por ello, es aconsejable adquirir máquinas plastificadoras que cuenten con la función de apagado automático cuando estas no se estén utilizando. De esta manera, se podrá no solo ahorrar energía, sino que se evitará el daño de la máquina por sobrecalentamiento. Con esto se puede estar hablando de un significativo ahorro en las finanzas del negocio.
